Sie kennen das sicher auch: Sie haben etwas gekauft oder möchten sich für etwas registrieren und werden nun auf der Website gebeten, Ihren Ausweis im PDF Format hochzuladen. Der Ausweis im PDF Format? Aber wie bekommen Sie Ihren Ausweis in ein PDF Format? Ein Foto mit dem Handy? Ein Scanner? Und nicht nur bei Bildern ist uns dieses Problem bekannt. In einem digitalen Zeitalter, wie dem unseren, ist es immer öfter nötig, zwischen verschiedenen Dateiformaten hin und her zu wechseln. Tatsächlich ist dies inzwischen sogar eine Computerfähigkeit, die Sie auf dem Arbeitsmarkt unbedingt beherrschen sollten. Auch Sie haben es sicherlich schon einmal erlebt, dass Sie ein Word-Dokument oder eine Excel-Tabelle erstellt haben, diese dann an einen Kollegen oder Geschäftspartner versendet und von diesem dann die Rückmeldung erhalten haben, die Zeilen wären verrutscht oder es gäbe seltsame Zeichen in der Datei. Dies kann passieren, wenn Sie eine nicht fixierte Datei mit unterschiedlichen Programmen oder sogar unterschiedlichen Versionen von einem Programm öffnen. Haben Sie beispielsweise ein Word-Dokument mit Word 2006 erstellt, so kann dies in einer aktuelleren Microsoft Word Version ganz anders aussehen. Da dies aber natürlich nicht passieren soll, ist das PDF Format in der Regel eine gute Lösung, um Dokumente und Tabellen in einem fertigen Layout zu versenden. Natürlich müssen gelegentlich jedoch auch bereits versandte Dokumente und Tabellen noch einmal nachträglich bearbeitet werden. Hierzu müssen PDFs dann wieder umgewandelt oder gegebenenfalls zurück-umgewandelt werden. Wie das geht, das beantworten wir in diesem Artikel. Denn in der digitalen Zeit, in der wir leben, ist es immer häufiger nötig, zwischen verschiedenen Programmen und Dateitypen hin und her zu konvertieren. Vom Bildformat JPEG zu PDF, von Word oder Excel zu PDF oder andersrum: Wir zeigen Ihnen verschiedene Wege, wie Sie unterschiedliche Dateiformate in PDF verwandeln oder umgekehrt.

So können Sie mit PDFs arbeiten

Das Dateiformat PDF ist ein besonders nützliches. Sie können hier nämlich einige Dinge vereinen. Ein PDF erspart besonders Grafikern und grafik-begeisterten Menschen so einiges an Kopfschmerzen. Wer nämlich schon einmal versucht hat, Textblöcke in einem Word Dokument anzuordnen, zu verschieben und immer wieder anzupassen, der weiß: Word ist wirklich vor allem ein Schreibprogramm. Ähnlich verhält es sich mit JPEGs. Diese sind eben toll für Bilder - was aber, wenn mal etwas auf diesem Bild bearbeitet werden muss oder wenn nur Ausschnitte aus dem Bild interessant sind und Sie weiter gehen möchten, als reine Bildbearbeitung? Wenn Sie zum Beispiel Bild und Text vereinen möchten, bietet sich auch hier eine PDF oft besser an. Weil dieses Dateiformat eben so praktisch ist, wir aber nun einmal nicht jedes Dokument und jedes Bild automatisch im gewünschten Format zugesendet bekommen, zeigen wir Ihnen in den nächsten Abschnitten viele praktische Wege, um unterschiedliche Dateien zu konvertieren und somit in ein anderes, für Ihre Zwecke besser geeignetes Format zu übertragen.

JPEG in PDF umwandeln und umgekehrt

Eine der leichtesten Aufgaben ist dabei das oben bereits genannte Beispiel: Sie haben einen Ausweis mit der Handykamera abfotografiert und haben nun ein Bildformat, welches Sie aber als PDF Datei benötigen. Nichts einfacher als das. Schauen Sie mal hier! Denn auf dieser Seite können Sie einfach das Bildformat hochladen oder per Drag and Drop in den dafür vorgesehenen Bereich ziehen und in sekundenschnelle in PDF Format umwandeln lassen. Anschließend einfach abspeichern und fertig ist das neue Dateiformat. Auch umgekehrt ist der Vorgang kinderleicht. Öffnen Sie hierfür einfach Ihre PDF-Datei in Acrobat, klicken Sie dann rechts auf PDF exportieren und wählen Sie anschließend Bild und dann JPEG (oder eben ein anderes Bildformat) als Exportformat. Und schon haben Sie erfolgreich ein PDF in ein Bildformat umgewandelt. Sie sehen schon: Mit den richtigen Programmen ist das Konvertieren von Dateiformaten alles andere als schwer. Doch geht das bei allen Formaten so einfach? Schauen wir uns den nächsten Fall an.

Excel erstellen und als PDF speichern oder von PDF zu Excel

Von den Bildern zu Rechnungen, Buchhaltung und Co. Das hierfür bekannteste und wohl am besten geeignete Tool ist Microsoft Excel. Mit Excel können Sie eine ganze Menge anstellen. Das Programm vereinfacht Berechnungen und Planungen, rechnet Ihnen Beträge, Zahlen und vieles mehr aus und schafft hervorragende Übersichten über Budgetplanungen, zeitliche Abläufe von Veranstaltungen oder generelle Logistik. Was Sie mit Excel so alles tun können und was zum Beispiel eine VBA-Formatierung ist, erfahren Sie hier. Brauchen Sie die von Excel berechneten Beträge jedoch im PDF Format, müssen Sie auch hier erst einmal das Format wechseln. Dies kann zum Beispiel der Fall sein, wenn Sie eine Rechnung schreiben, diese durch Excel erstellen, jedoch lieber im sicheren, schreibgeschützten PFD Format abschicken möchten. Gehen Sie hierfür einfach oben links auf ‘Datei’ und wählen Sie hier ‘Speichern unter’ aus. Suchen Sie den richtigen Ordner für Ihre Datei und wählen Sie die bei der Option ‘Dateiformat” PDF aus. Schon haben Sie Ihre Tabelle als PDF abgespeichert. Achten Sie hierbei unbedingt auf Zeilen und Spalten. Denn während das PDF immer an bestimmte Seitenmaße (orientiert an einer DinA-4 Seite) gebunden ist, können Sie bei einer Excel-Tabelle ganz frei über Zeilen und Spaltenzahl verfügen. Beim Abspeichern als PDF einer Excel-Datei, die ein anderes Format als DinA-4 hat, kann es daher zu Verschiebungen und Skalierungsproblemen kommen. Bedenken Sie dies am besten schon beim Erstellen Ihrer Tabelle. Alternativ können Sie auch auf ‘Datei’ und dann ‘Drucken’ klicken. Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie die Option haben, Ihre Tabelle als PDF zu sichern. Auch umgekehrt ist das Ganze natürlich möglich. Hierzu benötigen Sie Adobe Acrobat DC. Öffnen Sie hier Ihre PDF Datei und klicken Sie dann rechts im Werkzeugbereich auf ‘PDF exportieren’. Anschließend wählen Sie als Ausgabeformat ‘Arbeitsblatt’ und dann ‘Microsoft Excel-Arbeitsmappe’ aus. Nun nur noch auf ‘exportieren’ klicken und schon können Sie die konvertierte Datei als Excel-Tabelle abspeichern.

Von Word to PDF und zurück

Wer weniger rechnen, dafür aber mehr schreiben möchte, der nutzt meist Microsoft Word. Mit diesem Schreibprogramm haben Sie viele Möglichkeiten. Angefangen bei verschiedenen Schriftarten, -größen und -farben können Sie hier auch praktische Inhaltsverzeichnisse und Literaturhinweise erstellen. Ob kurzer Hinweistext oder mehrseitige wissenschaftliche Arbeit: Das Schreibprogramm Microsoft Word bietet Ihnen alle Funktionen, die ein Schriftsteller, Texter oder Student braucht. Auch Word lässt sich in wenigen Schritten ganz einfach in ein PDF Format umwandeln. Schreiben Sie Ihr Word Dokument einfach wie geplant. Wenn Sie mit Ihrem Text zufrieden sind, gehen Sie wie auch schon bei Excel einfach auf ‘Datei’, dann auf ‘Speichern unter’ und wählen hier wieder den Ablageort und das Dateiformat ‘PDF’ aus. Auch hier können Sie stattdessen, wie oben beschrieben, die Druckfunktion als Alternative nutzen. Um das Ganze umzudrehen und von PDF auf Word-Format zu wechseln, gehen Sie wie folgt vor: Öffnen Sie Ihre Word-Datei in Adobe Acrobat DC und wählen Sie, genau wie auch beim Excel-Format rechts im Werkzeugbereich ‘PDF exportieren’. Hier wählen Sie nun ‘Microsoft Word’ als Ausgabeformat aus und klicken Sie anschließend auf die Option ‘Word Dokument’. Nun wird Ihr PDF als Textdokument gespeichert, welches Sie problemlos weiter bearbeiten können.

Lernen Sie verschiedene Dateiformate und Ihre Vorzüge kennen

Wie Sie gesehen haben, ist es mit ein wenig Hintergrundwissen überhaupt nicht schwer, Dateien zu konvertieren. Dies ist jedoch nicht nur praktisch, sondern gilt inzwischen auch als ein wichtiger Faktor auf dem Arbeitsmarkt. Schauen Sie sich darum verschiedene Dateiformate ruhig einmal genauer an. Je nachdem, mit welchen Formaten Sie besonders häufig arbeiten, kann es Ihnen einiges an Zeit ersparen, diese zu kennen, zu verstehen und außerdem zu wissen, wie man sie konvertiert und umwandelt.