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Was steckt sich hinter dem Begriff „Reisekostenabrechnungen“?
Eine Reisekostenabrechnung ist die Zusammenstellung der Kosten, die durch eine Geschäftreise für ein Unternehmen entstanden sind. Die Reisekosten setzen sich zusammen aus: Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwendungen, Übernachtungskosten, Reisenebenkosten.
Ob und inwieweit Reisekosten steuerlich berücksichtigungsfähig sind, hängt davon ab, ob eine Reise beruflich bzw. betrieblich veranlasst ist. Ist eine berufliche oder betriebliche Veranlassung gegeben, sind die Reisekosten bei Selbständigen Betriebsausgaben bzw. bei Arbeitnehmern Werbungskosten. Werden allerdings Kosten ersetzt, so ergeben sich bei Dienstreisen von Arbeitnehmern Abgrenzungsfragen.
Welche Kosten gehören zu den Reisekosten?
Reisekosten können Flug- bzw. Übernachtungskosten enthalten, die ausschließlich dazu dienen, Geschäfte außerhalb der des Arbeitsplatzes zu tätigen. Nicht enthalten sind reguläre Pendlergebühren.
Folgende Transportleistungen zählen üblicheweise zu den Reisekosten:
● Taxis;
● Busse;
● Züge zum Flughafen;
● Andere Verkehrsmittel auf einer Geschäftsreise.
Reisekosten enthalten auch Kosten für Mahlzeiten und Trinkgelder, den sogenannten Verpflegungspauschalen. Zu den zulässigen Ausgaben können auch Kosten für Telefonnutzung und anderer Kommunikationswege wie Kosten für das Internet etc. während der Geschäftsreise gehören.
Viele Facetten der Reisekostenabrechnung
Die Nutzung des eigenen Fahrzeugs in Verbindung mit der Fahrt, einschließlich der tatsächlichen Kilometerzahl, Mautgebühren und Parkgebühren, kann als Reisekosten eingerechnet werden. Die Kosten für die Nutzung von Mietfahrzeugen können auch als Reisekosten betrachtet werden.
Reisekosten, die bei einem unbefristeten Arbeitseinsatz anfallen, der mehr als ein Jahr dauert, sind steuerlich nicht abzugsfähig. Es ist möglich, andere ähnliche und notwendige Aufwendungen im Zusammenhang mit Geschäftsreisen für Abzugszwecke zu erfassen. Diese Aufwendungen können den Transport zu und von einem Geschäftsessen, die Einstellung eines öffentlichen Stenographen, die Zahlung von Computer-Mietgebühren im Zusammenhang mit der Reise und den Versand von Gepäck und Displaymaterial für Geschäftspräsentationen umfassen. Reisekosten können auch den Betrieb und die Wartung eines Wohnwagens im Rahmen der Geschäftsreise umfassen.
Fazit
Um bei der Reisekostenabrechnung nichts zu vergessen und die steuerlichen Aspekte vollumfänglich zu berücksichtigen, bietet es sich an ein Programm dafür zur Verwenden. Mit unserem Excel basierten Reisekostenrechner haben Sie ein Tool zur Hand, mit dem sich Reisekosten ganz einfach und schnell abrechnen lassen. Sehen Sie sich die kostenlose Demo-Version an und entscheiden Sie nach eingehender Prüfung, ob sich die Anschaffung für Sie bzw. Ihr Unternehmen lohnt.
