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Wie kann man professionelles Reporting in Excel-Tabellen erstellen?

Excel-Tabellen können für heftige Schweißausbrüche sorgen, noch dazu, wenn es einmal ganz besonders eilig ist. Allerdings gibt es einige wichtige Tipps, wie man sich den stressigen Alltag auch mit einem Reporting in Tabellenform erleichtern kann. Excel ist im Prinzip ein sehr professionelles Werkzeug zum Berichtswesen und natürlich auch zu einer gut übersichtlichen Kontrolle. Allerdings sollte man sich als Nutzer etwas intensiver mit diesem Programm beschäftigen, damit auch wirklich alle vorhandenen Optionen optimal ausgenützt werden können.

Der Zeitaufwand lässt sich schon von Anfang an verringern, wenn man sich für das Reporting an Formatvorlagen hält. Dies können Arbeitsmappenvorlagen sein oder auch Tabellenvorlagen. Ansonsten sind Pivot-Tabellen genau das richtige Tool für die gewünschten Datenanalysen. Dadurch lässt sich dann auch sehr schnell herausfinden, wie viele Kunden im letzten Monat da waren oder welcher Umsatz erwirtschaftet wurde. Wer nicht korrekt mit dem Excel-Programm umgehen kann, braucht sich nicht wundern, wenn die Resultate dann unbekannten Codes gleichen, wie beispielsweise dem Lapalingo Casino Bonus Code, den man sich in der Glücksspielschule abholen kann.

Was ist die Pivot-Tabelle von Excel und wie wird damit gearbeitet?

Die Pivot-Tabelle wird von Excel aufgrund gebündelter Daten generiert. Die Analysen werden durch unterschiedliche Filtermöglichkeiten erleichtert, wobei es allerdings sehr wichtig ist, erst einmal Fragen zu formulieren, die dann von der Pivot-Tabelle beantwortet werden können. Es ist also ausreichend, wenn nur diejenigen Daten aufgenommen werden, die zur Beantwortung notwendig sind. Möchte man beispielsweise den Umsatz von den einzelnen Quartalen wissen, dann braucht man nur eine Datenliste vor sich haben und dort auf irgendein Feld klicken, um die Registerkarte einzufügen und die Punkt PivotTable auszuwählen. Excel markiert dabei ganz automatisch die Daten und auch die Überschriften. Der ausgewählte Bereich kann übrigens ganz einfach mit der Maus angepasst werden, falls nicht alles korrekt angezeigt wird.

Es ist empfehlenswert, ein neues Arbeitsblatt für die Pivot-Tabelle anzulegen. Es werden die Felder aus der ausgewählten Datenliste angezeigt, die dann nur noch aktiviert werden müssen, indem die benötigten Daten einfach nur angeklickt werden. Die gewünschten Werte werden dann automatisch in der Tabelle angezeigt. Die Pivot-Tabelle basiert also auf die Zeilen und Spalten der ganz normalen Excel-Datei.

Wie können die Daten in den Pivot-Tabellen ausgewertet werden?

Die Auswertung ist ebenfalls ganz einfach, wenn man über Excel 2016 verfügt. In diesem Fall wird die Funktion Datenschnitt (im Menü Einfügen) verwendet. Durch die vorhandenen Filter-Boxen lassen sich dann auch gleich mehrere Elemente anzeigen und auswerten. Man braucht also nur auf das gesuchte Element zu klicken, damit die gewünschten Daten, wie beispielsweise der Umsatz und der Zeitraum, automatisch gefiltert werden. Erwähnenswert ist auch noch, dass bei Veränderungen in der Pivot-Tabelle, die ursprüngliche Excelliste der Daten nicht verändert wird. Auch bei Änderungen der Datenliste wird die Pivot-Tabelle nicht automatisch aktualisiert. In diesem Fall erfolgt die Aktualisierung über einen Klick auf die rechte Maustaste.

Mit der Pivot-Tabelle lässt sich übrigens auch ganz schnell ein Diagramm erstellen. Hierzu braucht man nur den PivotChart (Menü Einfügen) auswählen und die gewünschten Elemente für das Diagramm. Excel 2016 kann dann ganz automatisch aus den ausgewählten Daten das entsprechende Diagramm anzeigen. Der Chart passt sich bei einem geändertem Layout ganz automatisch an, was auch der Fall ist, wenn die Tabelle über den Datenschnitt aktualisiert wird. Die Diagrammfunktionen sind beim Office 2016 deutlich besser, da auch Treemaps möglich sind, Histogramme, Wasserfall Diagramme, sowie auch Kastendiagramme.
   

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