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Dienstpläne mit Excel - Ist das noch zeitgemäß?

Dienstpläne regeln die anfallende Schichtarbeit in Wirtschaftsunternehmen oder aber auch Kliniken. Das Problem bei Schichtarbeit - sie passt selten zur Work-Life-Balance und manchmal wird man auch in einer Schicht eingeteilt, die von der Arbeitszeit so gar nicht zum privaten Wochenplan passt. Immer öfter setzen Unternehmen digitale Dienstplansoftware ein und lassen die Erstellung von Dienstplänen auf Excel außen vor. Zu Recht? Wo liegen denn die Vorteile und Nachteile bei der Arbeit mit Excel-Tabellen?

 

Was sind die Vorteile der Zeiterfassung mit Excel?

Excel ist die klassische Wahl der Planer. Als Tabellen- und Berechnungsprogramm, welches eh in den Unternehmen vorhanden ist, sorgt es für Übersichtlichkeit. Aber … Das gilt nur, falls man sich auch gut mit Excel auskennt. Das Programm spaltet die Menschen in zwei Gruppen, die einen lieben Excel, die anderen kämpfen damit. Letztere Gruppe tut sich auch schwer, das Programm für den gewünschten Zweck zu programmieren. Sie sollten auf Vorlagen für Dienstpläne im Netz zurückgreifen.

(Fast) Kostenlos

Selbst Kleinunternehmen haben in der Regel das Microsoft-Office-Paket auf ihren Computern. Dafür zahlen Betriebe eine jährliche Pauschale, die vergleichsweise gering ist. Wofür und wie viel die Programme eingesetzt werden, ist dabei egal. Daher haben Planer von Dienstplänen die zahlreichen Excel-Funktionen auch für sich entdeckt.

Flexibel

Mittels den passenden Formeln kann Excel für alle Arten der Zeiterfassung programmiert werden. Das ist hilfreich bei der Abrechnung unterschiedlicher Zeitmodelle in einem Unternehmen.

Umfangreich

Excel kann sehr individuell angepasst werden und so bietet sich das Programm etwa auch für die Urlaubsplanung an.

Nachteile der Excel Zeiterfassung

Flexible, kostengünstig, vielfältig einsetzbar, all das zeichnet Microsoft Excel aus. Warum also wird das Programm immer öfter durch digitale Softwarevarianten abgelöst? Was sind die Schwachpunkte?

Komplex

Wer den Begriff “Excel” in die Suchmaschine eingibt, der erhält sofort zahlreiche Hinweise auf Profis, die Excel für die unternehmerischen Ansprüche programmieren. Der Grund: Excel ist sehr komplex, es dauert, bis man alle Feinheiten versteht und auch umsetzen kann. Gerade Verknüpfungen im Hintergrund sind so kompliziert, dass ein Software-Laie letztendlich daran scheitert. Für Kleinunternehmer oder Handwerker bedeutet dies: Sind sie selbst keine Computerexperten, müssen sie zusätzlich Geld in die Hand nehmen, um eine Version zu erhalten, die in ihrer Funktion zum Unternehmen passt.

Zeitaufwendig

Das Programm kostet fast nichts, das Programmieren ist schon deutlich teurer. Schließlich geht es darum, die Daten richtig einzupflegen. Mindestens ein Mitarbeiter muss also diesbezüglich geschult werden, besser zwei, sollte einer krank oder im Urlaub sein. Das kostet erneut. Sind die Mitarbeiter nach der Schulung nicht wirklich perfekt eingearbeitet, können selbst kleine Fehler erneut einen Fachmann erfordern. Wieder wird es teuer.

Fehleranfällig

Exceltabellen werden in der Regel zentral von einer Person oder von einem kleinen Team gepflegt. Die Arbeits- und Schichtzeiten müssen manuell eingetragen werden. Die Fehlerquote ist je nach Hektik und Arbeitsaufkommen entsprechend hoch.

Natürlich können Fehler überall passieren, Mitarbeiter reagieren aber meist sehr empfindlich, wenn eine Schicht nicht eingetragen ist und daher eine Summe X auf dem Gehaltszettel fehlt. Dieses schlechte Gefühl kann sich festsetzen, sollten häufiger Fehler passieren. Das ist letztendlich negativ fürs Arbeitsklima und die Motivation.

Intransparent

Die Mitarbeiter haben keinen Einblick in ihr Stundenkonto und keinen Einfluss auf die Dienstpläne. Dadurch fühlen sie sich schnell außen vor. Für das Zugehörigkeitsgefühl keine gute Entwicklung. Denn je mehr sich ein Mitarbeiter an ein Unternehmen positiv gebunden fühlt, desto höher ist in der Regel seine Arbeitsleistung.

Fazit

Excel ist eine günstige Lösung, auch vorgefertigte Dienstpläne zum Herunterladen machen das Leben gerade für Kleinunternehmern leichter. Wer jedoch seine Mitarbeiter bei der Dienstplanerstellung einbinden möchte, oder aber auch die Verantwortung der korrekten Arbeitszeitpflege an seine Mitarbeiter abgeben will, der sollte sich mit digitalen Dienstplan-Softwarelösungen auseinandersetzen und für sein Unternehmen abwägen, welche Variante die effektivste ist.

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