Verwendung von digitalen Signaturen in Excel, Word und Co.

In der Vergangenheit wurde viel zur Digitalisierung unternommen. Viele Unternehmen sind seit Jahren mehr oder weniger papierlos. Die Corona-Krise hat durch die verstärkte Home-Office-Präsenz dieses Thema bei vielen Unternehmen noch weiter in den Fokus gerückt und die Digitalisierung beschleunigt.

Im Normalfall werden Dokumente digital erzeugt, seien es Word-Dateien, Excel-Kalkulationen, oder beliebige andere Inhalte wie Kontoauszüge, Rechnungen oder Gehaltsbelege. All diese Belege werden auf den verschiedensten Datenträgern abgelegt und finden den Weg auf Papier zu verschiedenen Zwecken.

Sinatur - Unterschrift - digital

Ein wesentlicher und häufiger Grund, um digitale Dokumente auszudrucken ist es, dass diese von irgendjemand handschriftlich signiert, also unterschrieben werden müssen. Häufig werden dann die unterschriebenen Dokumente wieder eingescannt und zur Ablage digitalisiert.

Um diese Schleife zu umgehen und den Workflow deutlich zu verschlanken, um Papier zu sparen und damit die Umwelt zu entlasten, sollten Sie sich mit dem Thema elektronische Unterschrift oder auch eSignatur beschäftigen.

Es gibt verschiedene Anbieter auf dem Markt der elektronischen Signaturen. Das europäische Unternehmen yousign haben wir an dieser Stelle etwas näher unter die Lupe genommen, vor allem die Möglichkeit Excel- und andere Office Dokumente mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen und diese so einfach, schnell und sicher mit Kunden, Lieferanten oder anderen Geschäftspartnern auszutauschen.

Der Ablauf ist einfach. Nachdem Sie sich in der eSinatur-App angemeldet haben, können Sie ein Excel-Dokument oder Word-Dokument auswählen, den gewünschten Unterzeichner hinzufügen und das Dokument so einfach und schnell signieren. Selbstverständlich lassen sich auch andere Dokumente wie PDF-Files oder Dokumente im Google Doc-Format digital unterzeichnen.
Wichtig an einer eSinatur ist es, dass diese rechtsverbindlich ist. Damit lassen sich auch rechtsverbindliche Verträge wie Kauf, Arbeits- oder Mietverträge unterschreiben.

Ein aus Datenschutzgründen besonders wichtiger Aspekt ist aus unserer Sicht, dass die Signatur-Server in der EU gehostet werden und dass Vorgaben der eIDAS Verordnung und der DSGVO eingehalten werden. Ein weiterer wichtiger Aspekt einer Signatur-Lösung ist natürlich die Bedienbarkeit und Benutzerfreundlichkeit. Es ist deshalb wichtig, dass Sie sich den passenden Anbieter aussuchen, der Ihre Anforderungen erfüllt.  Weiterführende Informationen dazu finden Sie hier auf Computerwoche.de.

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