Das Ausfüllkästchen

Allgemeines

Das Ausfüllkästchen oder Autoausfüllkästchen befindet sich in jeder Zelle in der rechten unteren Ecke. Wenn Sie mit dem Mauszeiger darüber fahren, verwandelt sich dieser in ein schwarzes Plus-Zeichen bzw. Kreuz.

Wenn Sie nun auf dieses Kreuz klicken und mit der Maus nach unten, oben, links oder rechts ziehen, versucht Excel den Inhalt der aktiven Zelle zu analysieren und entsprechend fortzuschreiben.

Angenommen in Zelle A1 befindet sich ein Datum. In diesem Fall wird Excel versuchen, beim Ziehen nach unten den Datumswert um jeweils einen Tag zu erhöhen.

Das Autoausfüllkästchen erkennt Muster

Das Ausfüllkästchen agiert dabei in vielen Fällen sehr intelligent. Wenn Sie beispielsweise nur jeden Montag eintragen möchten, dann geben Sie ein entsprechendes Muster vor. Tragen Sie beispielsweise in Zelle A1 Montag den 02.06.2014 und in Zelle A2 Montag den 09.06.2014, also genau 1 Woche später ein. Markieren Sie nun die beiden Zellen A1:A2 und ziehen Sie über das Ausfüllkästchen den Inhalt nach unten.

Sie sehen, Excel erkennt die vorgegebenen Muster und füllt nur noch jeden Monat automatisch aus. Auf diese Weise können Sie für Ziffernfolgen, Datumswerte oder Kombinationen aus Texten und Zahlen entsprechende Muster vorgeben.

Fortlaufende Zeilen- und Spaltennummerierung

Möchten Sie beispielsweise ausgehend von einer Startziffer jeweils der Wert um 1 erhöht werden, dann verwenden Sie zusätzlich die [Strg]-Taste.

Tragen Sie in Zelle A1 den Wert 10 ein und ziehen bei gedrückter [Strg]-Taste das Ausfüllkästchen nach unten. Sie sehen, die Nummerierung wird entsprechend fortgesetzt. Genauso können Sie auch Einträge in einzelnen Spalten vornehmen, ziehen Sie dazu das Ausfüllkästchen einfach nach rechts.

Wie bereits oben beschrieben, können Sie die fortlaufende Nummerierung aber auch über die Vorgabe eines Musters erzielen. Tragen Sie in A1 den Wert 1 und in A2 die Ziffer 2 ein. Wenn Sie nun beide Zellen markieren und nach unten ziehen erhalten Sie ebenfalls eine fortlaufende Nummerierung über die Mustererkennung.

Umgekehrtes Autoausfüllen

Excel bietet über das Ziehen nach oben bzw. nach Links die Möglichkeit Reihen nach hinten fortzusetzen. So wird beim Ziehen mit gedrückter [Strg]-Taste nach oben aus der Ziffer 10 die Reihenfolge 9, 8, 7 usw. Es wird also jeweils der Wert 1 subtrahiert bzw. das vorgegebene Muster entsprechend berücksichtigt.

Datenreihen mit der rechten Maustaste ausfüllen

Wenn Sie statt der linken Maustaste die rechte beim Ziehen mit dem Ausfüllkästchen drücken, wird ein Kontextmenü eingeblendet, über das Sie aus verschiedenen Ausfüllmustern auswählen können. Auch hier besticht die intelligente Mustererkennung von Excel.

Wenn Sie beispielsweise ein Datum bei gedrückter rechter Maustaste nach unten ziehen, bietet das Kontextmenü verschiedene Auswahlkriterien wie Tage ausfüllen, Wochentage ausfüllen, Monate ausfüllen oder Jahre ausfüllen an.

Wenn Sei eine einzelne Ziffer auswählen, erkennt dies Excel und bietet den passenden Kontextbefehl an.

Wenn Sie ein Muster vorgegeben haben, können Sie auch noch die Optionen Linearer Trend oder Exponentieller Trend wählen und so Ihre Daten vervollständigen.

In jedem Fall steht aber die Funktion Reihe zur Verfügung. Über diese Optionen können Sie ebenfalls die Ausfüllmuster definieren.

Daten mit dem Ausfüllkästchen verschieben

Neben dem Einfügen von Daten können diese über das Ausfüllkästchen auch verschoben werden. Drücken Sie dazu die [Umschalt]-Taste. Dadurch verwandelt sich der Zellzeiger in zwei Striche. Wenn Sie nun z. B. drei Zeilen nach unten ziehen, werden drei Leerzeilen eingefügt.

Daten mit dem Ausfüllkästchen löschen

Mit dem Ausfüllkästchen lassen sich auch Inhalte löschen. Markieren Sie dazu einfach eine leere Zelle und ziehen Sie diese über den Bereich den Sie entfernen möchten.

Aktivieren und deaktivieren des Ausfüllkästchens

Über das Menü Datei / Optionen / Erweitert  (Excel 2007: Office-Button /  Excel-Optionen / Erweitert) kann das Ausfüllkästchen ein- oder ausgeschaltet werden.

Ausfüllen über benutzerdefinierte Listen

Eine weitere elegante Möglichkeit mit Hilfe des Ausfüllkästchens Daten zu erfassen stellen die benutzerdefinierten Listen dar. Erfassen Sie dazu zunächst über das Menü Datei / Optionen / Erweitert eine benutzerdefinerte Liste.

Im Beispiel habe ich den deutschen WM-Kader 2014 als benutzerdefinierte Liste aufgenommen.

Wenn Sie nun in einer Excel-Zelle einen beliebigen Namen aus der benutzerdefinierten Liste eintragen und diesen über das Ausfüllkästchen nach unten ziehen, trägt Excel automatisch alle Namen des WM-Kaders ein.