Reisekostenabrechnungen

Der Reisekostenbegriff

Als Reisekosten werden im deutschen Steuerrecht Aufwendungen bezeichnet, die bei beruflich oder betrieblich bedingten Reisen entstehen.  Als beruflich oder betrieblich veranlasst gilt eine Reise, wenn die private Lebensführung von der Reise nicht oder nur im geringen Umfang berührt ist. Als Reisekosten gelten Übernachtungskosten, Fahrtkosten, Verpflegungsmehraufwand und Reisenebenkosten. Für Unternehmen (Gewerbetreibende, Personen- und Kapitalgesellschaften, Freiberufler, etc.) stellen die Reisekosten Betriebsausgaben dar; in den anderen Einkunftsarten sind es aus steuerlicher Sicht Werbungskosten.

Reisekosten mit Excel

Reisekostenabrechnungen werden in der Praxis häufig gerne mit Excel erstellt und verwaltet. Für viele ist dies auch ein gangbarer Weg. Microsoft bietet dazu zum Beispiel Word-Reisekostenvorlagen oder auch Excel-Reisekostenvorlagen an. Allerdings sind Excel-Lösungen in der Regel nur für die reine Abrechnung und nicht für den gesamten Prozess zu gebrauchen.

Integrierte Reisekosten-Lösung

Wenn allerdings der Gesamtprozess von der Beantragung der Reise, über die Genehmigung bis hin zur Abrechnung abgebildet werden soll, dann lässt sich dies mit Excel kaum umsetzen. Auf der Suche nach Excel-Alternativen bin ich auf eine sehr gute Lösung gestoßen, die ich nachfolgend kurz vorstellen möchte.

HR works bietet eine komplett integrierte Reisekosten-Lösung mit folgenden Funktionen an:

 

 

  • Abbildung des gesamten  Workflows von der Bestellung über die Beantragung zur Genehmigung und Abrechnung

  • Wenn sich Änderungen in den Pauschalen, Wechselkursen oder anderen Standardwerten ergeben, werden diese automatisch aktualisiert und stehen zentral zur Verfügung.

  • Vorhandene Belege können archiviert und in den Workflow eingebunden werden

  • Es besteht eine Schnittstelle zur Finanz- und Lohnbuchhaltung. Damit entfällt doppelter Erfassungsaufwand

  • Die Lösung ist sehr flexibel und lässt sich individuelle an interne Reisekostenregelungen und Abrechnungslogiken anpassen

  • etc.

Ideal ist auch, dass die Mitarbeiter direkt ihre Daten von der Bestellung bis zur Reisekostenabrechnung selbst eingeben. HR works spart damit bis zu 50% an administrativen Kosten und garantiert damit maximale Transparenz.

Insgesamt hinterlässt diese Lösung von HR works einen wirklich guten Eindruck. Damit Sie sich aber selbst eine Vorstellung machen können finden Sie hier den Link zur Reisekostenabrechnung von HR Works.